Driver şi Cerinţă: Fundamentul deciziilor bune şi alinierii în echipă

Eşti într-o întâlnire, dezbateţi un subiect de mai bine de o oră şi nu se vede orizontul. Sunteţi departe de a lua o decizie, sincer ai şi uitat de unde aţi plecat, aţi trecut prin aşa multe subiecte că a devenit neclar ce vreţi să rezolvați.

Cineva sugerează să încheiaţi, are o altă întâlnire. Sună eliberator, aşa că toată lumea este de acord să reluaţi în altă zi. Însă timpul investit nu vi-l dă nimeni înapoi. 

Încerci să vezi lucrurile într-o notă pozitivă: ne-a făcut bine, am trecut prin multe, s-au zis lucruri care trebuiau zise, este un proces; în realitate, starea de bine se va disipa în câteva zile, poate chiar ore şi nicio acţiune nu va fi luată. 

 

Te-ai întrebat vreodată de ce unele echipe iau decizii rapide și eficiente, în timp ce altele se pierd în discuții interminabile? 

 

Citeşte mai departe să descoperi cum conceptele de Driver şi Cerinţă, din Sociocraţie 3.0,  îți pot transforma complet modul de lucru.

Hai să transformăm haosul în claritate!

 

 

Ce sunt un Driver Organizațional și o Cerință şi de ce sunt vitale pentru succesul echipei tale?

 

Driverul este o situație care motivează un om sau un grup de oameni să acționeze, anticipând că, răspunzând situaţiei, vor crea valoare, vor elimina risipa sau vor evita riscuri ori consecințe nedorite.

Spus într-un limbaj mai simplist: Un Driver este ceva ce observi şi te face să gândeşti: „Hei, trebuie să fac ceva acum!”. Este practic o situație care te motivează să acționezi.

Un Driver Organizațional, așa cum îi spune și numele, face referire la acea situație care îndeamnă membrii unei organizații să acționeze, pentru că asta ar conduce către beneficii pentru organizație. 

 

Cerinţa

O cerință este o nevoie sau o dorință esențială pentru a răspunde corespunzător unui driver sau pentru a face următorul pas logic.

Spus mai simplu: Dacă driverul este ca o notificare ce îți zice „Fă ceva acum!”, cerința este acel ceva pe care-l ai de făcut şi ce se va schimba dacă-l faci.

Găseşti multe exemple la finalul articolului.

 

Beneficii majore ale utilizării Driverului organizațional şi a Cerinţei în orice colaborare

Știu că poate părea un pas în plus, când poți să sari direct la soluții, dar amintește-ți povestea din introducere. De multe ori nu anticipăm corect complexitatea unei situații, iar timpul pe care îl petrecem reacționând rapid fără să înțelegem pe deplin ce se întâmplă, poate duce la decizii pripite, soluții ineficiente și mai multă confuzie. Fără un Driver clar definit și o Cerință bine stabilită, riști să:

• irosești resurse pe probleme inexistente;
• creezi soluții care nu rezolvă nevoia reală;
• nu poţi să evaluezi corect soluţia implementată;
• creezi frustrare și demotivare în echipa care trebuie să implementeze soluţii ineficiente.

 

Pe de cealaltă parte, dacă tratezi business-ul ca pe un maraton, atunci definirea clară a contextului înainte de acțiune te ajută să creezi o fundație solidă pentru soluții eficiente și durabile.

Descrierea driverilor şi a cerinţelor te susţine să: 

• înțelegi situațiile care merită investiţie de resurse;
• stabilești dacă și de ce este relevant să răspunzi;
• determini direcția și impactul aşteptat pentru a genera un răspuns adecvat.

Asta înseamnă mai puțin timp pierdut și rezultate mai bune, obținute cu mai puțin efort.

Cum Să Formulezi Un Driver Organizațional

Un mod simplu de a formula un Driver este de a descrie pe scurt: 

• situația actuală care este observată
• efectul (actual sau anticipat) la care conduce această situație
• relevanţa, dacă nu este deja evident din cele două puncte anterioare.

Acestea sunt de obicei puse într-o frază continuă, nu este nevoie să se spargă în 3 părţi, în acest articol însă, voi face separarea pentru a facilita înţelegerea. 

 

La început poate părea ciudat dar dacă te gândeşti, ăsta este modul natural în care ne place să primim informaţiile. Când cineva ne spune doar situaţia întrebăm “Și ce înseamnă asta?”. Când cineva ne spune doar un posibil efect, întrebăm “De unde ştii?”. 

Această structură asigură că ai toată informaţia la un loc.

 

 

Focusul pe problemă sau pe oportunitate

Atunci când analizăm driverii organizaționali, aceștia pot fi abordați fie ca o problemă de rezolvat, fie ca o oportunitate de valorificat. Cum alegi perspectiva poate ajuta la setarea unei viziuni optimiste sau realiste asupra situației.

 

Exemplu de driver ca o problemă de rezolvat:

(situația actuală) Informațiile nu sunt structurate, sunt păstrate în silozuri și uneori nu sunt înregistrate (efect), ceea ce face ca oamenii să lucreze cu informații lipsă sau neactualizate (relevanță), ceea ce duce la ineficiență și inconsistenţă în comunicarea cu clienţii.

 

Exemplu de driver ca oportunitate de valorificat:

(situația actuală) Informațiile utile care ne pot ajuta să înțelegem mai bine nevoile clienților sunt distribuite în întreaga organizație (efect anticipat), iar găsirea unei modalități de înregistrare și partajare a acestora ne-ar putea ajuta să ne îmbunătățim comunicarea şi să creştem eficienţa.

 

Bune practici pentru formularea driverilor organizaționali

Ca bună practică generală este să fii concis: Rezumă driverii într-o propoziție sau două pentru a face mesajul ușor de reținut. Dacă este necesar, adăuga mai multe informații sub driver sau într-o descriere separată. În cazul driverilor, less is more. (puţin este mai mult). Cu cât reuşeşti să capturezi esenţa a ceea ce vrei să spui şi să scoţi ideile extra, cu atât mai uşor de înţeles şi reţinut.

 

Acum hai să facem o analiză pe următorul exemplu:

“Pentru a rezolva problemele locale, echipele au în prezent de autonomie să-și dezvolte activitatea și procesele decizionale după cum consideră. Acest lucru duce adesea la incoerență în ceea ce privește modul în care activitatea și procesul decizional sunt gestionate între echipe, ceea ce împiedică o colaborare eficientă în ceea ce privește gestionarea dependențelor dintre domenii.”

 

1. Situația actuală: cum să defineşti corect contextul

“Pentru a rezolva problemele locale, echipele au în prezent de autonomie să-și dezvolte activitatea și procesele decizionale după cum consideră.”

• Descrie situația pe care o observi, fără presupuneri cu privire la ceea ce lipseşte. De exemplu, evitați fraze precum „echipele nu pun accent pe rezolvarea problemelor comune” sau „ne lipsește alinierea între echipe”. Acest mod de a formula o situație nu explică ceea ce se întâmplă de fapt.
• Fii specific și evită afirmațiile vagi și ambigue (de exemplu, am folosit „pentru a rezolva problemele locale” în loc de „pentru a rezolva unele probleme”)
• Fii obiectiv și descrie fapte și observații verificabile.
• Evită judecata din limbaj (de exemplu, utilizează „echipele au autonomie” în loc de „echipele au prea multă autonomie”).

 

2. Efectul (actual sau anticipat): consecinţele bune sau rele ale situaţiei

„Acest lucru duce adesea la incoerență în ceea ce privește modul în care activitatea și procesul decizional sunt gestionate între echipe,”

• Explică acele consecințe pe care le observi sau la care te aștepți că ar putea rezulta din situație.
• Fii cât mai obiectiv și cât mai specific
• Fii clar dacă efectul (efectele) se produce deja sau dacă sunt şanse să se întâmple în viitor
• Dacă nu este evident, explică în ce fel efectul este o consecință a situației observate.

 

3. Relevanța pentru organizație: De ce ne interesează?

“ceea ce împiedică o colaborare eficientă în ceea ce privește gestionarea dependențelor dintre domenii.”

• Explică de ce merită să investiți timp în acest driver, prin a descrie beneficiul adresării lui sau costul inacţiunii: Cum ar ajuta organizația să răspundem la această situație? Cum ar dăuna dacă nu o facem?
• Uneori, relevanța este deja evidentă și clară, caz în care nu este nevoie să adăugi alte informații.

 

 

Cum să formulezi o Cerință ca răspuns la un Driver Organizaţional

 

Când se stabilește o cerință?

Cerința se formulează înainte de a decide cum să răspunzi unui driver organizațional, dar doar după ce ai confirmat că este într-adevăr un driver organizaţional, că este responsabilitatea ta sau a echipei tale și că este o prioritate pentru organizaţie. Formularea cerințelor pentru Driverii care nu sunt prioritari poate fi inutilă, deoarece situația sau relevanța acesteia pentru organizație se poate schimba până ajungeţi să îi adresaţi.

 

Structura

Atunci când formulezi o cerință, este util să iei în considerare:

1. Nevoia: ce crezi că este necesar pentru a răspunde în mod adecvat la Driver
2. Impactul anticipat: în ce fel va contribui îndeplinirea cerinței îndeplinirea obiectivului

 

Să le luăm pe rând:

 

Nevoia

Atunci când stabileşti o nevoie, este esențial să decizi cât de specifică sau largă trebuie să fie. Modul în care este structurată sugerează în mod inerent o direcție; o nevoie specifică restrânge opțiunile pentru îndeplinirea ei, în timp ce o nevoie mai puțin specifică lărgește posibilitățile. Decizia dacă să mergi pe o gamă mai largă sau mai restrânsă de opțiuni variază în funcție de situație.

Atunci când adresezi un driver complex sau când decideţi în grup cum să se răspundă unui driver organizațional, este benefic să alegi o cerință care permite o gamă mai largă de soluții potențiale pentru a lăsa spaţiu pentru creativitate.

Fii specific faţă de cui este adresată nevoia (de exemplu, „noi avem nevoie”, „ei au nevoie”, „eu am nevoie”)

Evită să descrii soluții specifice deghizate în nevoi. Mai multe detalii despre acest punct, puţin mai jos. 

Uneori, investigarea suplimentară a driverului sau testarea ipotezelor poate fi prima nevoie, ele vor duce în timp la identificarea unei nevoi mai specifică și mai potrivită.

Un exemplu:
Driver: (situație actuală) Ultimul trimestru am avut un ROI redus din bugetul de marketing, (efect) asta poate arăta către o problemă în departamentul de marketing sau o schimbare în piaţă (relevanță) oricare dintre situaţii duc către ineficiența bugetară şi limitarea creșterii organizaţiei.

Cerință: (nevoie) Este nevoie să înţelegem care este cauza ROI-ului redus pe ultimul trimestru (efect anticipat) asta ne va ajuta să să schimbăm sau adaptăm strategia de marketing în funcţie de ce descoperim.

 

Impactul anticipat

Atunci când descrii impactul anticipat, explică la ce te aştepţi să ducă îndeplinirea nevoii și în ce măsură acest lucru este relevant în raport cu Driverul.

Explică, pe scurt, beneficiile potențiale, oportunitățile sau chiar rezultatul preconizat al îndeplinirii Nevoii.

Atunci când eşti explicit cu impactul la care te aştepţi, focusezi soluţiile generate și setezi o bază pentru evaluarea soluţiei implementate.

 

Cerință vs. soluție

Cerința stabilește o direcție generală și clarifică ce fel de soluții sunt necesare, în timp ce soluția reprezintă un set concret de acțiuni care îndeplinesc acea cerință.

Exemplu:

• Cerință: Informațiile trebuiesc stocate și partajate eficient pentru a îmbunătăți capacitatea echipei de a oferi soluții valoroase clienților.
• Soluția 1: Crearea unei structuri simplificate pentru stocarea informațiilor în Confluence și migrarea coordonată a datelor existente în această platformă.

• Soluție 2: Implementarea unui sistem de gestionare a documentelor bazat pe Google Workspace, cu dosare bine organizate și permisiuni clar definite pentru accesul și actualizarea informațiilor, astfel încât echipa să poată colabora în timp real și să aibă acces facil la informațiile esențiale.

• Soluție 3: Crearea unei baze de date centralizate folosind Microsoft SharePoint, cu categorii de informații predefinite și un flux automat de actualizare a datelor, pentru a asigura un partaj eficient și o organizare clară a tuturor informațiilor necesare echipei.

 

ATENŢIE: În mod normal se propune o soluţie care se rafinează şi se îmbunătăţeşte folosind obiecţii. Aici am oferit 3 soluţii doar pentru a exemplifica posibilităţile multiple care sunt generate din aceeaşi cerinţă. 

 

Cerința de mai sus arată ce lipsește, dar nu detaliază încă pașii specifici prin care se rezolvă. Abia după ce cerința este clară și agreată, se stabilesc detalii concrete precum locul de stocare, cine va fi responsabil și cum se va desfășura procesul de partajare a informațiilor.

 

6 paşi prin care să răspunzi eficient la Driverii Organizaționali

 

Când a venit momentul să răspunzi unui driver organizațional de care eşti responsabil, nu este eficient să arzi etape și să iei prima decizie care îţi vine în minte. Ştiu că pare că salvezi timp, însă în realitate creezi probleme pentru tu cel din viitor, pe care ar fi mai bine să le previi. 

Iată o serie de pași utili care te vor ajuta să gestionezi mai bine timpul și resursele:

• Confirmă relevanţa
• Stabileşte prioritatea
• Determină cerința
• Decide soluţia
• Acţionează 
• Revizuieşte și îmbunătățeşte

Hai să detaliem fiecare pas: 

 

Pasul 1: Confirmă relevanța

Înainte de a răspunde la un driver, este important să verifici dacă acesta este cu adevărat relevant pentru organizație și dacă este responsabilitatea ta sau a echipei tale să te ocupi de el. 

Dacă consideri că driverul este relevant, dar ar trebui gestionat de altcineva, direcționează-l către persoana sau echipa potrivită.

Pentru a gestiona mai bine noii driveri care apar, este util să creezi un spațiu dedicat pentru fiecare domeniu. De exemplu, poți adăuga o coloană numită „Inbox” sau „Incoming” într-un panou Kanban, unde să plasezi informațiile despre driverii care ar putea fi relevanți. Astfel, vei avea o evidență clară și organizată şi vei crea colaborare eficientă interdepartamentală şi în echipă.

 

Pasul 2: Stabileşte prioritatea

După ce ai stabilit că un driver este clar și relevant, următorul pas este să îl prioritizezi și să-l adaugi în lista de care aparţine, pentru a îl adresa ulterior.

Doar pentru că un driver este important și ține de responsabilitatea ta, nu înseamnă că trebuie abordat imediat. S-ar putea să existe alte factori critici de rezolvat înainte. De aceea, este esențial să prioritizezi, astfel încât să rămâi concentrat pe ceea ce este cel mai important și să continui să lucrezi eficient pentru a atinge obiectivele echipei.

 

Pasul 3: Determină cerința

Atunci când vine rândul să adresezi un driver, următorul pas este să determini cerința – adică să defineşti ce este necesar sau de dorit pentru a aborda eficient situația – înainte de a te concentra pe o soluție specifică.

O cerință reprezintă nevoia sau dorința care trebuie îndeplinită pentru a răspunde adecvat la driverul organizațional sau pentru a face un pas înainte.

În unele cazuri, cerința poate fi deja clară datorită unui acord existent privind modul de abordare a situaţiei cu care vă confruntaţi (ex. Ce facem când ne părăseşte un coleg şi avem un deficit de personal), în acest caz, poți trece direct la pasul următor.

 

Pasul 4: Decide soluţia

Îndeplinirea unei cerințe poate include:

• Acțiuni directe (operațiuni)
• Organizarea modului în care vom rezolva cerinţa
• Stabilirea sau modificarea acordurilor (inclusiv crearea de noi roluri, echipe, proiecte etc.)

Dacă nu există un acord deja stabilit care să ghideze modul de abordare, cei responsabili de driver vor decide cum să acționeze. În situațiile în care este util să colaboraţi pentru co-crearea unei soluții, puteți folosi resursele: Formularea unei propuneri sau Luarea deciziilor prin consimțământ. Aceste metode ajută la construirea de soluții eficiente şi acceptate de toţi cei care le vor implementa.

 

Pasul 5: Acționează

În cele din urmă, este timpul să acţionezi sau acţionaţi, în acord cu ceea ce s-a convenit.

 

Pasul 6: Revizuieşte și îmbunătățeşte

Este important să revizuiești în mod regulat deciziile pe baza rezultatelor obținute, pentru a învăţa din ceea ce faceţi și pentru a identifica oportunități de îmbunătățire a deciziilor luate.

Pe lângă evaluarea rezultatelor, nu uita să revizuiești și:

• Interpretarea driverului, pentru a verifica dacă este încă relevant sau dacă situația s-a schimbat
• Cerința stabilită inițial
• Decizia specifică privind modul de îndeplinire a cerinței

 

 

 

Încheiere

În încheiere te las cu un set de exemple de driveri şi cerinţe care poate te inspiră. 

 

Formularea driverilor şi al cerinţelor nu este o ştiinţă exactă, atâta vreme cât îţi acorzi timp să treci prin paşi, să organizezi munca şi să îmbunătăţeşti constant ceea ce faci şi modul în care o faci, eşti deja în top 10% dintre antreprenori şi aceste sisteme simple te pot propulsa către succes.

 

Exemple de Driveri şi Cerinţe

La nivelul organizaţiei

Driver: (situație actuală) Organizația are un produs competitiv, dar recunoașterea brandului este scăzută. (efect) Asta face ca volumul vânzărilor și rata de achiziție a clienților să fie sub potențialul maxim. 

Cerință: (nevoie) Este necesară o creștere a vizibilității brandului și o comunicare clară a valorii produsului. (efect anticipat) Asta va duce către atragerea de noi clienți și creșterea veniturilor​ pe următoarele 2 trimestre.

 

Driver: (situație actuală) Materialele de marketing nu sunt consecvente în respectarea ghidurilor de brand. (efect) Clienții sunt confuzi cu privire la identitatea și mesajul organizației. (relevanță) Aceasta poate afecta negativ imaginea organizației și încrederea potenţialilor clienților.

Cerință: (nevoie) Este nevoie să sistematizăm şi supraveghem producția de materiale de marketing pentru a asigura coerența brandului. (efect anticipat) Asta va ajuta la consolidarea unei imagini de brand clară și consecventă​.

 

Driver: (situație actuală) Ultimul trimestru am avut un ROI redus din bugetul de marketing, (efect) asta poate arăta către o problemă în departamentul de marketing sau o schimbare în piaţă (relevanță) oricare dintre situaţii duc către ineficiența bugetară şi limitarea creșterii organizaţiei.

Cerință: (nevoie) Este nevoie să înţelegem care este cauza ROI-ului redus pe ultimul trimestru (efect anticipat) asta ne va ajuta să intervenim să schimbăm sau adaptăm strategia de marketing în funcţie de ce descoperim.

 

Driver: (situație actuală) Producția suferă întârzieri din cauza nivelului de competențe tehnice ale unor angajați din linia de producție. (efect) Asta duce la o creștere a timpului de realizare a produselor, la costuri suplimentare şi chiar la pierderea unor comenzi.

Cerință: (nevoie) Este necesară implementarea unui program de formare continuă pentru a îmbunătăți competențele tehnice ale angajaților. (efect anticipat) Asta va creșterea eficiența în producție și vom putea respecta termenele de livrare.

 

Driver: (situație actuală) Nivelul de retenţie a personalului în hala de producție este mic,  angajații pleacă după perioade scurte de timp. (efect) Asta crește costurile de recrutare și formare a noilor angajați și pierderea de experiență în cadrul echipei. (relevanță) Lucru care impactează negativ calitatea produselor.

Cerință: (nevoie) Este nevoie să înţelegem motivul pentru care aceştia pleacă (efect anticipat) pentru a putea  îmbunătăți strategiei de retenție a personalului.