Cum să creezi echipe autonome, care iau decizii fără să aștepte mereu validarea ta?

Articol scris de Mihaela Dan, participantă în programul de #MentoratJoyful

A venit momentul să o spunem direct și cât mai sincer: nimănui nu-i place să fie întrebat de 50 de ori pe zi „Pot să…?”, „Ce zici dacă…?”, „E ok să…?”„. Mai ales când ştii că ai oameni în echipă care ar putea lua deciziile respective pe cont propriu. 

Dacă te-ai surprins vreodată gândind „De ce nu pot să decidă singuri?” acest articol e pentru tine. Dar și pentru mine, pentru că, sincer, am fost și eu acolo, blocată între dorința de a controla tot (că na, cine nu vrea să iasă perfect?) și nevoia acută de a nu mai fi Google-ul echipei.

De ce așteaptă oamenii mereu validare?

Răspunsul scurt, care s-ar putea să nu-ți placă: pentru că i-ai obișnuit așa.

Răspunsul mai amplu, care de asemenea s-ar putea să nu-ți placă: pentru că cele trei componente esențiale adică tu, ca lider, cultura pe care o construiești prin comportamentele tale și sistemul de lucru pe care l-ai creat sau tolerat, au transmis un mesaj clar: e mai sigur să întrebi decât să greșești.

Gândește-te: dacă primul lucru pe care-l faci când cineva greșește este să spui „De ce nu m-ai întrebat?”, ai pus prima cărămidă la o cultură a dependenței. Și, fără să vrei, ai semnalat că tu ești gardianul adevărului și al deciziilor, că doar tu poți și știi ceea ce este corect. 

Și de aici, totul devine un serial Netflix în care tu ești personajul principal în fiecare episod, în care interacțiunea surprinde un cadru autoritar bazat pe ceea ce este corect sau greșit conform unei singure perspective (care bineînțeles nu e cea a echipei, e doar a ta).

Autonomie NU înseamnă haos

Ok, dar ce înseamnă mai exact autonomia și cum le dăm autonomie fără să transformăm totul într-un haos democratic în care fiecare face ce-l taie capul?

Primul pas e să înțelegi că autonomia reală nu e despre „fă ce vrei”, ci despre „știu ce am de făcut”, „știu care sunt limitele și am încrederea că pot decide ceea ce trebuie făcut”. 

Așadar, în momentul în care raportul de putere dintre părțile echipei și autoritatea centrală este bine pus la punct, fiecare are curajul să întrebe atât cât are nevoie pentru a performa la cote maxime, nu ar trebui să ai vreun dubiu care să provină din frică de „ce s-ar întâmpla dacă ei ar putea să decidă”.

Echipele autonome nu se ghidează doar după task-urile zilnice, ci înțeleg obiectivele reale ale business-ului, valorile care susțin deciziile și când e mai important să acționeze decât să aștepte o aprobare. Când cineva are acces la imaginea de ansamblu și dispune și de claritate și autoritate în luarea deciziilor, nu va acționa pentru a-ți valida opiniile, ci pentru a susține scopul organizațional. Și o va face aliniat la valorile companiei, nu la barometrul personal al cuiva.

Hai să vedem cum poți TU să creezi o echipă autonomă!

Pasul 1: Setează clar cadrul de decizie

Autonomia nu înseamnă lipsa regulilor. Ba dimpotrivă, oamenii au nevoie de o hartă ca să știe unde e libertatea lor de mișcare. Asta înseamnă să le spui:

• Ce tipuri de decizii pot lua fără tine.
  
• Ce riscuri sunt acceptabile.
  
• Care sunt limitele: bugetare, de timp sau de impact.

Dacă vrei ceva mai aplicat, poți folosi o mini-matrice simplă cu trei coloane: situație – limită – impact. Funcționează foarte bine în echipe mari sau în medii mai structurate (da, inclusiv în corporații), unde nu e mereu clar cine are voie să decidă și ce.

De exemplu: clientul cere un discount, știe că are o limită: max. 10%, ceea ce duce la impact: poate aproba direct team lead-ul, fără validare suplimentară.

Chiar și middle managerii au de câștigat din asta. Când limitele sunt clare, echipa nu mai așteaptă validare la fiecare pas. Și tu câștigi timp, încredere și decizii mai rapide.

Pasul 2: Încurajează deciziile imperfecte

Adevărul e că uneori oamenii nu decid pentru că le e frică să greșească.

Și da, poate chiar au motive, pentru că data trecută când au făcut-o, au primit o lecție de tipul „Ți-am spus eu! ”, pe plan direct, iar în subconștientul lor a răsărit ideea: „ am scăpat acum, dar la următoarea mă dă afară”.

Dacă vrei să încurajezi inițiativa, trebuie să normalizezi ideea că unele decizii pot fi greșite, dar se poate învăța din ele. Arată-le că greșelile se repară, nu sunt pedepsite. Și că nu duc la „ședințe” unde se simt puși la zid sau le e rușine.

Vorbește despre decizie într-un mod sănătos, în care să se simtă că nu e vorba doar despre rezultat, ci și despre intenție, logică, învățare. Încurajează analiza post-decizie: nu cu întrebări de tipul „A cui a fost ideea?”, ci cu curiozitate reală. 

Și poți merge mai departe, introducând deciziile prin consimțământ. Nu e nevoie să fie toți complet de acord, ci doar să nu existe obiecții. E o metodă prin care oamenii capătă voce și siguranță în proces, chiar și când nu sunt 100% convinși că e „cea mai bună soluție”. Le transmiți că nu trebuie să aștepte aprobare, ci să se uite la scop, să se consulte, și să decidă în echipă ce e „suficient de bine ca să încercăm și sigur ca să testăm”.

Asta reduce anxietatea decizională și crește responsabilitatea colectivă. Adică exact ce vrei într-o echipă autonomă.

Un principiu simplu: Good enough for now, safe enough to try.

Pasul 3: Dă-le încredere. Chiar dacă nu-s 100% „pregătiți’’.

Poate că nu o să-ți placă, dar perfecționismul tău sabotează autonomia echipei. Dacă aștepți să fie complet „gata” înainte să îi lași să decidă, n-o să se întâmple niciodată. Oamenii se pregătesc prin experiență, nu prin training-uri infinite. Au nevoie de practică efectivă, au nevoie să vadă că ceea ce li se spune, chiar se întâmplă.

O să greșească? Sigur. Și tu ai făcut-o. O să ia decizii mai lente la început? Probabil. Dar o să crească, dacă le dai spațiu. În loc de „mai bine o fac eu”, întreabă-te: „Ce se întâmplă dacă o fac ei și greșesc puțin?”. În 90% din cazuri, nu e un capăt de lume.

Pasul 4: Lasă deciziile mici să se întâmple fără tine 

Un semnal puternic că ai încredere este să nu te bagi în tot şi toate. Dacă trebuie să aprobi și culoarea butonului din newsletter, ceva e greșit. Începe prin a delega responsabilitatea pentru decizii mici și repetitive, fie că e vorba de modul în care se formulează mesajele de comunicare, organizarea ședințelor sau răspunsurile standard la e-mailuri. Lasă-i să-și asume aceste decizii, să experimenteze, să învețe și să-și formeze „ochiul” și simțul pentru ceea ce contează în contextul vostru. În timp ce cresc în autonomie și încredere, business-ul tău va crește odată cu ei. 

E important să înțelegi că există niveluri diferite de încredere, de la delegarea simplă a unor task-uri, până la asumarea completă a responsabilității și luarea de decizii strategice. Nu delegi doar sarcini, ci și responsabilitatea aferentă, chiar și la primul nivel, când decizia pare mică, responsabilitatea există și ea.
E ca atunci când înveți să mergi pe bicicletă: la început cineva îți ghidează pașii, dar la un moment dat trebuie să-ți dea drumul, cu riscul să cazi, să se strice ceva, dar cu dorința de a face ceva pe cont propriu, fără a depinde de ei.

Pasul 5: Spune-le mai des: „Am încredere în tine”
 

Un semnal puternic că ai încredere este să nu te bagi în tot şi toate. Dacă trebuie să aprobi și culoarea butonului din newsletter, ceva e greșit. Începe prin a delega responsabilitatea pentru decizii mici și repetitive, fie că e vorba de modul în care se formulează mesajele de comunicare, organizarea ședințelor sau răspunsurile standard la email-uri. Lasă-i să-și asume aceste decizii, să experimenteze, să învețe și să-și „formeze ochiul” și simțul pentru ceea ce contează în contextul vostru. În timp ce cresc în autonomie și încredere, business-ul tău va crește odată cu ei. 

E important să înțelegi că există niveluri diferite de încredere, de la delegarea simplă a unor task-uri, până la asumarea completă a responsabilității și luarea de decizii strategice. Nu delegi doar sarcini, ci și responsabilitatea aferentă, chiar și la primul nivel, când decizia pare mică, responsabilitatea există și ea.
E ca atunci când înveți să mergi pe bicicletă: la început cineva te ghidează, dar la un moment dat trebuie să-ți dea drumul, cu riscul să cazi, să se strice ceva, dar cu dorința de a face ceva pe cont propriu, fără a depinde de ei.

Şi nu în ultimul rând, pasul 6: Abonează-te la NEWSLETTER.

De ce? Ca să fii la curent cu tot ceea ce înseamnă leadership eficient.