Cum să elimini ședințele inutile și să ai discuții care chiar generează progres?

Articol scris de Alexandru Ghiță, participant în programul de #MentoratJoyful

Este luni dimineață, iar în 10 minute îți începe ședința. Și odată cu ea, te gândești la acea întâlnire lungă, fără un rezultat clar, care îți va secătui timpul și energia prețioasă. Știi senzația, nu-i așa? Te trezești cu o listă interminabilă de to do, iar întâlnirea aia este ultimul lucru la care vrei să te gândești.

Să fim sinceri, de multe ori ieșim din aceste întâlniri cu un gust amar, întrebându-ne: „Chiar a trebuit să fim acolo? Nu exista o cale mai eficientă?” Ei bine, răspunsul este un DA hotărât! Nu trebuie să acceptăm ședințele ineficiente ca pe o fatalitate. 

Hai să renunțăm la ideea că orice ședință merită să existe doar pentru că e în calendar. Nu prezența e problema, ci lipsa utilității. Discuțiile care nu duc nicăieri îți mănâncă timpul și energia. Dar cu structura potrivită, o întâlnire poate deveni exact ce ai nevoie ca să-ți miști business-ul înainte.

De ce ajungem să avem ședințe inutile?

Într-un studiu Harvard Business Review, 71% din manageri au subliniat faptul că au întâlniri ineficiente și neproductive, deci nu ești singur dacă credeai acest lucru. Există câteva motive pentru care ședințele se simt mai degrabă ca o partidă de scrimă decât ca un incubator de idei și de progres, iar printre ele se pot număra:

• ședințele repetitive fără un scop precis
• prea mulți participanți în ședințe și nicio structură clară de urmat
• oamenii discută despre lucruri care nu se mai aliniază cu motivul ședinței
• unii angajați preferă să lase doar pe cei mai vocali să preia discuția
• oamenii nu se simt în siguranță să-și exprime punctul de vedere

Dar totuși, de ce iubim ședințele chiar dacă ne enervează?

Paradoxal, le urâm și le programăm într-un mod aproape reflex. Asta pentru că, undeva la nivel psihologic, ele rezolvă niște nevoi greu de ignorat:

• nevoia de a fi auzit
• nevoia de apartenență la grup
• dorința de control sau validare
• falsa impresie de productivitate

Simțim că am făcut ceva util doar pentru că ne-am adunat și am vorbit. Dar dacă discuțiile nu produc nimic concret, frustrarea se acumulează. Angajații pleacă demotivați, cu senzația că timpul lor a fost irosit, că munca lor nu contează, și asta erodează moralul în timp. 

3 tipuri de ședințe pe care să le elimini dacă vrei să-ți faci viața (și munca) mai ușoară

Hai s-o spunem pe bune: nu toate ședințele merită să existe. Unele trebuie încetate… ieri. Iată trei tipuri care consumă oxigenul biroului degeaba:

• Ședințele informative care ar putea fi un e-mail. Exemplu clasic: toată echipa se adună ca să afle că „s-a actualizat politica de parolă”. Serios acum? Trimite un newsletter intern, nu lua o oră din viața oamenilor.
• Ședințele fără obiectiv clar. Este acea întâlnire unde nimeni nu știe de ce e prezent. Fiecare se uită confuz în jur, așteptând ca altcineva să dea startul. Se termină cu „ok, ne auzim data viitoare”. Da… despre ce?
• Ședințele repetitive și fără decizii. Ne întrebăm: „Ce facem cu proiectul X?” Exact ca data trecută. Și ca data de dinainte. Aparent, e o buclă temporală, nu o companie.

Ce putem face concret ca să transformăm ședințele inutile în ședințe care să ne ajute?

Nu e vorba să scoatem complet ședințele din peisaj. Ci să le facem să merite timpul pe care îl investim în ele.

• Întreabă-te: chiar e nevoie de o întâlnire? Foarte multe lucruri se pot rezolva cu un e-mail, un mesaj bine scris sau o decizie luată de cine are deja responsabilitatea. Dacă e doar despre a transmite informații, nu aduna toată echipa. Netflix, de exemplu, a tăiat peste 65% din ședințe și le-a limitat la maxim 30 de minute. Rezultatul? Echipele au fost mai mulțumite, mai productive și, surpriză, mai liniștite.
• Stabilește un scop clar. Fără formulări vagi de genul „să discutăm despre…”. Uite 3 întrebări la care să răspunzi înainte de a programa întâlnirea: Ce se întâmplă? (de avem nevoie de o întâlnire); Cum ne afectează? (și de ce este relevant pentru noi); Ce este nevoie să se întâmple? (cu ce vrem să ieșim din întâlnire).
• Invită doar oamenii necesari. Fiecare participant trebuie să aibă un rol clar. Nu „e bine să fie și el prezent”. Dacă omul nu contribuie activ sau nu influențează decizia ori implementarea, îmbătrânește degeaba în sală.
• Atribuie roluri participanților. E important să ai măcar un facilitator și pe cineva care notează deciziile. Invită-i să se propună voluntari pentru asta.
• Trimite o agendă clară. Agenda e busola ședinței. O trimiți înainte, o prezinți la început, o respecți. Alocă un timp dedicat pentru fiecare subiect. 
• Stabilește o durată rezonabilă. Când oamenii știu că întâlnirea încape într-o pauză de cafea, sunt mai focusați. Plus: punctualitatea devine normă, nu excepție.
• Pregătește ideile mari din timp. Vorbește informal cu cei implicați direct în subiect. Vezi ce obiecții pot exista. Vino pregătit și ajută-i și pe ei să vină pregătiți. Asta scade tensiunea și crește viteza de decizie.
• Notează doar deciziile și trimite-le imediat după întâlnire. Fără follow-up, totul se topește în aer. Trimite pașii clari, cine face ce și până când. Asta e diferența dintre discuții și progres.

Nu uita că timpul tău e cea mai importantă resursă

McKinsey spune ceva foarte simplu și foarte puternic: timpul liderilor e o resursă finită. Ar trebui să-l tratăm la fel de serios ca pe bani. Dacă ai risipi banii firmei pe proiecte inutile, ai avea o problemă, nu? Atunci de ce nu ne uităm la timpul nostru cu aceeași rigurozitate?

Și mai e un lucru interesant: liderii care se simt mulțumiți de cum își gestionează timpul… nu stau doar în ședințe. Doar 39% din timpul lor e în întâlniri interne. Restul îl petrec muncind singuri sau vorbind cu parteneri și clienți. Acolo se întâmplă treaba adevărată.

Concluzia pe scurt? Simplifică și clarifică.

Organizează întâlniri doar când trebuie, cu oamenii potriviți, cu scop clar și pași concreți. Fără înflorituri.

Și, cel mai important: nu lăsa ca „hai să ne vedem să vorbim” să înlocuiască munca reală. Discuțiile trebuie să împingă lucrurile înainte, nu doar să le învârtă în cerc, iar dacă ai nevoie de mai multe sfaturi despre facilitarea întâlnirilor eficiente, îți recomand ghidul nostru de bune practici pentru întâlniri, pe care îl poți descărca gratuit, de aici.

Dacă ți-a prins bine articolul și simți că vrei mai mult din genul ăsta de conținut, scurt, clar și aplicabil imediat, abonează-te la newsletter-ul nostru. Îți trimitem direct în inbox idei care te ajută să iei decizii mai bune, să conduci cu mai multă claritate și să economisești timp.