Cum să navighezi incertitudinea: maparea factorilor de schimbare în business

Articol scris de Mihaela Dan, participantă în programul de #MentoratJoyful

Deși ne dorim să cunoaștem și să fim siguri pe alegerile noastre într-un business, incertitudinea a devenit, paradoxal, una dintre puținele constante ale mediului de afaceri. Se poate observa tot mai clar că organizațiile nu mai pot opera pe baza unor presupuneri rigide sau a unor planuri strategice liniare. Realitatea contemporană nu oferă o hartă predefinită, de sine stătătoare, care să ne ofere o direcție, un scop, o viziune, ci mai degrabă oferă un teritoriu instabil, aflat într-o continuă transformare, unde reperele strategice cu care am fost obișnuiți nu mai sunt întotdeauna valabile.

Totuși, dacă hărțile clasice lipsesc, cea mai bună veste pe care ți-o pot da este că poți construi unele noi. Sau, mai exact, poți dezvolta instrumente care să ne ajute să înțelegem imaginea incertă și dinamică a viitorului, cu toate zonele sale tulburi, dar și cu potențialele „comori” ascunse în spatele valurilor.

Instrumentul de foarte util este maparea factorilor de schimbare. El la bază este o metodologie sofisticată de previziune strategică, ce are rolul de a aduce claritate într-un context marcat de ambiguitate. Importanța lui nu se regăsește doar în faptul că îți poate oferi un cadru stabil și riguros pentru analizarea factorilor care duc la schimbare, ci reușește și să transforme haosul aparent în oportunități reale de adaptare, inovație și chiar avantaj competitiv. Cu alte cuvinte, în loc să ne temem de necunoscut, învățăm să-l cartografiem și, cine știe, poate chiar să-l îmblânzim un pic.

Sigur, nu vorbim despre o hartă cu X-ul roșu clasic care marchează comoara, ci despre o reprezentare inteligentă a acelorași necunoscute, ce ne permite să anticipăm, să prioritizăm și, foarte important, să acționăm cu un grad mai mare de încredere într-un mediu volatil.

Organizațiile care știu să înțeleagă factorii care provoacă schimbare sunt cele care reușesc să se adapteze și să inoveze. 

Un instrument foarte bun pentru a face asta este maparea factorilor de schimbare, un proces prin care analizăm influențele externe pentru a anticipa posibile evoluții și riscuri.

Ce este maparea factorilor de schimbare?

Maparea factorilor de schimbare este ca un GPS pentru strategiile viitorului. Nu îți spune exact unde vei ajunge, dar te ajută să vezi ce factori te influențează pe drum. 

E un proces care analizează factori din mediul extern precum cei politici, economici, sociali, tehnologici, ecologici și legali (da, clasicul PESTEL), pentru a descoperi care dintre aceștia au cel mai mare impact și care sunt cei mai incerți. Cu alte cuvinte, ne uităm la ce mișcă lucrurile, înainte ca lucrurile să ne miște pe noi.

Spre deosebire de analiza clasică a trendurilor care, deși utilă, riscă uneori să se limiteze la trenduri, maparea factorilor de schimbare devine un diferențiator strategic major. Ea propune o abordare mai profundă și structurală. În loc să se concentreze pe tendințe deja manifestate, acest instrument se întoarce la sursă: la acei factori fundamentali, aparent neutri, care, în funcție de cum sunt influențați de context, pot genera traiectorii complet diferite ale evoluției unui sistem sau sector.

În loc să te întrebi „Care e valul pe care trebuie să-l prindem acum?”, întreabă-te „De unde vine valul, ce-l generează și ce s-ar întâmpla dacă direcția vântului s-ar schimba brusc?”. Această capacitate de a gândi în termeni de cauze, nu doar de efecte, face ca maparea factorilor de schimbare să fie unul dintre cei mai valoroși aliați pe care îi poți folosi în planificarea strategică. Așadar, fii pe fază în orice moment, trăim vremuri în care schimbarea este regula, nu excepția, și nu ne mai permitem luxul de a confunda harta cu teritoriul.

Cum funcționează?

 Contrar imaginii idilice a strategului solitar, scufundat în gânduri cu o cafea fierbinte, un pix în gură și un carnețel pe genunchi, apare maparea factorilor de schimbare care nu este o activitate de birou solitară, ci mai degrabă un demers colaborativ și dinamic. Putem discuta despre acest instrument ca despre o sesiune de lucru inteligent orchestrată, în care diverși actori relevanți, de la decidenți strategici la experți operaționali, sunt implicați într-un proces structurat de reflecție colectivă.

Iată cum decurge acest proces, pas cu pas:

1. Clarificarea scopului analizei: Orice demers strategic coerent începe cu o întrebare bine formulată. 

Care este provocarea la care căutăm un răspuns? Ce tip de incertitudine dorim să explorăm? În lipsa unei direcții clare, chiar și cea mai sofisticată hartă devine inutilă. Așadar, primul pas constă în definirea precisă a obiectivului analizei.

2. Identificarea factorilor care duc la schimbare: În această etapă se explorează factorii externi (PESTEL). În urma identificării lor, vrem să analizăm care factori pot influența în mod semnificativ viitorul organizației. 

Nu vorbim despre tendințe evidente sau despre opinii personale, ci despre acei „driveri” de schimbare, a căror evoluție este incertă, dar potențial transformatoare. Cu alte cuvinte, nu doar „ce se întâmplă acum?”, ci „ce forțe ar putea schimba regulile jocului?”

 3. Prioritizarea factorilor: Nu toți factorii sunt la fel de importanți, unii au un impact major, dar sunt relativ previzibili, alții sunt extrem de incerți, dar cu potențial exploziv. Cei mai interesanți (și mai apreciați din punct de vedere al utilității strategice) sunt factorii cu impact ridicat și un grad mare de incertitudine, întrucât ei pot sta la baza unor scenarii radical diferite de evoluție. A-i identifica corect înseamnă a putea anticipa și gestiona posibilele perturbări sau, mai provocator, a profita de ele.

Studiu de caz: Cum a folosit un hotel o metodă similară cu maparea factorilor de schimbare pentru a ieși din criză

Un exemplu de organizație care a folosit cu succes analiza atentă a factorilor de schimbare este Corissia Hotels & Resort, care a reușit să transforme provocările post-pandemice în oportunități de creștere.

Într-un context în care comportamentul turiștilor s-a schimbat semnificativ, unde accentul cade pe igienă, preferință pentru rezervări digitale, plăți contactless și interes crescut pentru destinații sustenabile, echipa Corissia nu s-a mulțumit cu o simplă „revenire la normal”. În schimb, au analizat în profunzime forțele de schimbare și au decis să-și regândească complet strategia de atragere a turiștilor.

Au identificat factori cheie în zona tehnologică și socială, precum creșterea utilizării canalelor digitale pentru rezervări, dorința de siguranță sanitară și nevoia de experiențe personalizate. Gradul de incertitudine era ridicat în privința comportamentului viitor al turiștilor, dar Corissia a optat pentru o strategie dinamică: investiția în campanii de marketing digital bazate pe inteligență artificială, folosind platforme precum Google Performance Max pentru a livra mesaje personalizate turiștilor în momentele cheie pentru planificarea vacanțelor.

Rezultatul? În doar o lună, au înregistrat o creștere de 26% a rezervărilor directe și o majorare cu 32% a veniturilor, așadar această experiență este un exemplu clar de cum analiza atentă a driverilor relevanți, dublată de acțiuni bine calibrate, poate transforma incertitudinea în avantaj competitiv.

Dacă vrei mai multe detalii, aici poți găsi articolul despre care tocmai am vorbit.

De ce merită să integrezi maparea factorilor de schimbare în gândirea strategică?

Clarifici esența problemelor, nu doar efectele de suprafață. În loc să tratezi simptomele, ajungi la rădăcina cauzelor, doar acolo unde schimbarea reală devine posibilă.

Descifrezi rețelele de influență dintre factori. Într-un ecosistem complex, nimic nu acționează în vid, iar această abordare te ajută să vezi cum un mic val poate genera un tsunami în altă zonă a sistemului.

Identifici oportunități latente. Uneori, exact în locul în care ai fi pus eticheta „problemă”, se ascunde o oportunitate de inovare, dacă știi unde (și cum) să te uiți.

Fundamentezi deciziile strategice pe scenarii robuste, nu pe un optimism plin de dorințe. Maparea factorilor de schimbare te ajută să planifici în funcție de realitate, nu doar de speranțe, el fiind un diferențiator important pentru vremurile incerte în care trăim.

Așadar, înțelegerea factorilor de schimbare și anticiparea lor devin un diferențiator strategic major. Este, de fapt, o metodă structurată și eficientă de a pune ordine în haosul din jur. Te ajută să identifici ce contează cu adevărat, ce este incert, dar și cum să transformi toate aceste informații într-un plan clar și orientat spre acțiune.

Într-un mediu de afaceri tot mai volatil, capacitatea de a înțelege încotro se îndreaptă lucrurile și de ce, nu mai e un avantaj, ci o condiție de supraviețuire. Sau, mai bine spus, face diferența dintre a „te descurca” și a crește într-un mod sustenabil, vizibil și… inteligent.

Tu cum te pregătești pentru viitorul afacerii tale?